CARACTERIZACION DE LA PROBLEMÁTICA
El Colegio de la ciudad del conocimiento es una Institución de carácter privado dedicado a ofrecereducación básica y media a niños, niñas, adolescentes y jóvenes de los estratos medios de esta ciudad.
Esta Institución Educativa está conformada de la siguiente manera:
a) Rector. b) Concejo directivo. c) Coordinación. d) Secretaria. e) Tesorería.
El rector se encarga de todo lo concerniente a la administración del colegio. El concejo directivo es un congregado con el mismo nivel del rector. Su función consiste en organizar las directrices para brindar las garantías necesarias en el normal funcionamiento de la institución. La coordinación es una dependencia de la rectoría y se encarga de regular las actividades académicas y disciplinarias. En secretaría se manejan los datos generales y académicos de los estudiantes, mientras que tesorería se encarga de la información financiera como matriculas, ingresos, pagos a docentes, etc. El siguiente proyecto de aula se centrará en el manejo de la información concerniente al proceso de matrículas de los estudiantes que manejan estas últimas dependencias, el cual describimos a continuación:
Cuando llega una persona a matricularse a secretaría se toman sus datos básicos en un formulario de inscripción, para apartar el cupo al curso que quiere estudiar. Una vez se llenan estos datos, se solicita la documentación que sirve como soporte de los mismos y se procede a diligenciar el volante de cobro para la cancelación de la matrícula. El pago de estos derechos educativos se realiza de acuerdo al nivel de ingresos de los padres del solicitante, por lo cual se clasifican en tres niveles de acuerdo con este concepto (nivel 1, 2 y 3).
La institución ofrece dos alternativas de pago: en efectivo y con tarjeta.
Una vez cancelada la matrícula, tesorería (quien se encarga de este proceso de pago) genera un certificado que se envía a secretaría para posteriormenteformalizar la matrícula del interesado. Terminado este proceso, se abre un archivoen físico donde se guardan los documentos con los datos suministrados en la matrícula. La información de estasdependencias (secretaría y tesorería) se organiza tan rápido como se generan los eventos; sin embargo, no cuentan con un sistema que permita conseguir información precisa y especifica en cualquier momento.
Dentro de poco tiempo terminará el proceso de matrículas y el rector sostendrá una reunión con el concejo directivo para informar los avances al respecto. Para ello, necesita tener información correspondiente a el total de estudiantes que hay en la institución, cantidad y porcentaje total de estudiantes por género y por grado, porcentaje de estudiantes que pertenecen a cada nivel y estrato, ingresos recibidos por concepto de matrículas (según la forma de pago) en total y por curso y el dinero dejado de recibir por cupos no utilizados. Con la forma actual como se toman los datos, será muy difícil recopilar la información solicitada. Por lo tanto, se requiere de una solución algorítmica que pueda registrar, clasificar, calcular y guardar información referente al proceso de matriculas y mostrar resultados que permitan evaluar el desempeño del mismo.